Jak podepisujeme smlouvy s brigádníky?
V oblasti dohod konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ) jsme v posledních letech prošli velkou změnou. Zatímco dříve jsme mohli smlouvy podepisovat pouze "papírově", v roce 2024 jsme přešli na elektronické podpisy v kanceláři a od roku 2025 jsme schopni vše zajistit i vzdáleně.
Digitalizace podpisového procesu
1. Podepisování v kanceláři
V roce 2024 jsme začali využívat tablety, které nám umožnily:
- Zrychlit proces uzavření smlouvy.
- Zajistit okamžité nahrání smlouvy do systému.
- Umožnit klientům přístup ke smlouvám v eObjednávkách, což se hodí například při kontrolách SUIP na pracovišti.
2. Plně vzdálené podepisování od roku 2025
Díky úpravě systému už nemusíme řešit smlouvy mimo kancelář poštou. Celý proces je nyní online a velice rychlý:
- Stačí nám jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo.
- Během pár minut odesíláme brigádníkovi elektronický dotazník.
- Brigádník vyplní dotazník, data se automaticky propíšou do systému a po validaci obdržíme notifikaci.
- Následně vygenerujeme smlouvu a potřebné dokumenty (BOZP, slevu na dani, hmotnou odpovědnost apod.).
- Vše je brigádníkovi odesláno e-mailem k podpisu.
- Dvoufaktorové ověření (e-mail + telefonní číslo) zajistí bezpečný elektronický podpis.
- Po podpisu obdrží brigádník své vyhotovení dokumentu e-mailem, druhé se automaticky uloží do systému.
Parametry našich elektronických podpisů
- Elektronický podpis s datem a časem podpisu – obsahuje jasný záznam o tom, kdy byla smlouva podepsána.
- Dvoufaktorové ověření podepisujícího – ověřujeme jak e-mail, tak telefonní číslo brigádníka.
- Smlouvy jsou ve formátu PDF/A – tento formát zajišťuje, že dokumenty jsou zabezpečené proti přepsání a úpravám.
Díky těmto krokům jsme proces uzavírání smluv s brigádníky výrazně zrychlili a usnadnili, což přináší výhody jak nám, tak i našim klientům a brigádníkům.
